01 人事管理的主要工作

人事管理，現在普遍稱為員工關系管理，簡稱ER（Employee Relationship）。ER的主要工作可以分為：入職管理、合同管理、試用期管理、人事信息管理、人事變更、工時管理、離職管理。

ER承擔了HR共享服務中心的大部分工作，有些公司會把薪酬福利的交付工作，甚至招聘都歸入共享服務中心的范疇，這個只是公司間的差異，無所謂對錯。

下面我們就分別介紹一下這些工作。

02 入職管理

（1）第一次親密接觸

入職管理，英文叫On-Boarding。入職管理在國外出現比較早，大概是由于國外企業更早地意識到要提升員工體驗，而入職環節恰恰是員工跟企業的第一次”親密接觸“，有助于員工對企業留下更好的印象。

前些年，國內大部分企業的入職體驗很不好，甚至要看各部門的臉色。究其原因，主要是中國從計劃經濟發展而來，企業在面對員工時是”管理“心態，而不是”服務“心態。隨著中國的逐步開發、優秀人才越來越稀缺，企業才意識到需要提升員工的體驗，才能招到、留住優秀人才。

（2）入職可不止簽個合同

入職管理的上一道工序是Offer（聘用通知書）。企業給面試通過的候選人發送Offer前，會跟候選人約定入職日期。在Offer中會也會通知入職需要攜帶的材料等。

候選人在約定的時間來公司報到入職，HR會做以下幾件事情：

①審核材料，包括身份證、學歷、學位等材料，有些公司還會要求提供薪資證明或銀行流水；

②收取上家單位開具的離職證明；

③收集工資卡信息，有的公司會要求候選人辦理制定銀行的銀行卡；

④簽合同和協議，跟員工簽署勞動合同、保密協議、競業協議等；

⑤采集員工基本信息，將員工信息錄入ERP系統；

⑥新員工培訓，講解公司文化、員工手冊、公司規章制度、常用系統等；

⑦帶領員工熟悉公司環境；

⑧帶領員工去行政領取辦公電腦、文具；

⑨帶領員工到用人部門，安排工位；

⑩找相應部門開通IM、郵箱、以及各業務系統的權限。

（3）體驗提升和效率優化

在此過程中，有些環節對員工體驗并不好，比如：

①員工信息采集的時候，員工還要把簡歷如數寫一遍；

②員工需要提前辦理指定銀行的銀行卡；

③領電腦、裝電腦、開通郵箱、申請權限，這些工作做完基本第一天都浪費掉了，有些公司可能需要數天才能完成。

有些環節效率很低，比如：

①員工將信息填到系統采集表中，HR需要手工再錄入到ERP系統中；

②需要為不同員工準備不同的合同、協議，簽署完用章，然后再歸還員工一份；

③行政同學裝電腦、開通郵箱、申請權限很有可能需要ERP中的數據，所以只能等信息都錄入ERP后才能進行；

④如果每天都有入職員工，每天都需要進行新員工培訓。

針對這些可以優化的環節，有很多公司和HCM產品都做了很多創新，比如提前采集員工信息、提前錄入ERP、電子合同/協議、帳號和權限自動開通等等，基本實現了員工”掃一掃、一鍵入職“。系統實現部分我們會在講解系統的部分細講。

03 合同管理

合同管理，簡單來說就是跟員工簽合同。合同是個統稱，包括勞動合同以及所需要的一些協議，比如保密協議、競業限制協議等。

（1）勞動合同

在員工入職當天，HR需要將制式的勞動合同打印出來，然后填上關鍵信息，如甲乙方信息、職位、薪酬、試用期等（當然也可以填寫完再打印，手工簽名即可）。勞動合同期限決定著試用期的期限，勞動合同期限三個月以上不滿一年的，試用期不得超過一個月；勞動合同期限一年以上不滿三年的，試用期不得超過二個月；三年以上固定期限和無固定期限的勞動合同，試用期不得超過六個月。所以一般公司會要求簽三年合同，試用期6個月，這樣會有更充足的時間考察員工是否能夠合適。

（2）保密協議

保密協議適用于從事一些保密信息的企業和崗位，比如人力資源部、財務部的同事可能都會被要求簽署保密協議。

（3）競業限制協議

競業限制協議，是勞動合同法賦予企業的保護商業機密的一項權利。企業可以通過支付一定的經濟補償金，要求員工在離職后的一段時間內，不得從事與公司業務相關的工作、不得去有競爭關系的公司任職。限制時間一般由企業約定，不超過2年，經濟補償金一般是員工工資的50%（貌似各地計算方法方式不一樣）。我見過一些大廠的競業限制協議，基本上限制了整個互聯網行業，有點唬人的意思。其實除非是非常核心的崗位，一般企業不會在你離職的時候啟用競業限制協議。而一些稀缺人才，在競業期也一樣通過特殊的方式到被限制企業上班。

（4）合同續簽

合同的簽署在每個員工入職的時候簽署一次，貌似不太麻煩，但是合同續簽可就是個麻煩事了。我們知道合同如果到期沒有及時續簽，可能會帶來很大的用工風險。可是，合同存檔到柜子里面后，找到即將到期的合同是件麻煩事。以前沒有系統的時候，大家都是按照月份將合同歸檔，每月初將這個月要到期的合同通知員工續簽一次。現在有些HCM產品會有合同續簽模塊，將即將到期的合同自動篩選出來，通知員工及時續簽。

（5）電子合同

在合同管理方面，近兩年來得到大力推廣的電子合同應該很快會在人力資源場景里普及。只要企業能有完整的證據鏈來證明合同是由員工本人簽署，應該不會有很大的法律風險。合同電子化之后，管理起來將會更加方便，簽署、查看、續簽、變更都可以通過移動端輕松完成。